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Au Sommaire

Webmaster toolbox
Excel Stuff
Créer un document pdf
Lister des fichiers
Total Commander
Renommer des fichiers part lots
Traitement de dossiers et fichiers par lots
Traitement d'images par lots
Tableaux de bord sous Excel
Débuter avec Access
Text to column... et inversement
Raccourcis clavier
Vérification pour site web
Programmes utiles

Pourquoi cette page?

why ? Je me suis trouvé plusieurs fois "bloqué" au boulot, ne sachant pas comment me débrouiller sur Excel ou bien découragé à la perspective de devoir accomplir une tâche très répétitive. Je m'en suis toujours à peu près sorti en trouvant des solutions sur Internet ou à l'aide d'un collègue. Voici une petite liste des astuces que j'ai trouvé (ça me sert de pense bête). Bonne lecture!

Tutoriel: Comment créer un document PDF

pdfcreator Première solution avec pdfcreator
1. Télécharger pdfcreator (gratuit)
2. Une fois installé une nouvelle imprimante sera créée.
3. Pour convertir un document word en pdf, ouvrez votre document
4. Cliquez sur fichier / imprimer
5. Choisissez l'imprimante pdfcreator
6. Suivez les instructions (si vous ne savez pas cliquez toujours sur suivant ;)

Vous pouvez faire de même avec des photos, des fichiers excel, notepad et j'en passe!

Un autre outil que j'adore c'est PDFill tools une série d'outils très utiles (et c'est gratuit): - Fusionner des PDFs
- Splitter ou ré-organiser les pages
- Ajouter un entête ou pied de page
- Convertir des PDFs en images (et là on peut choisir le format de l'output)
- Convertir des images en PDFs
- etc, il y 15 outils donc je vais pas tous les citer


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Astuce: Comment lister des fichiers

Ça, c'est pas très compliqué non plus mais ça peut s'avérer sacrément utile!
Lister des fichiers / dossiers : on peut utiliser la commande dir sous dos. Allez voir sur ce site, tout est expliqué www.commentcamarche.net
Pour la faire courte, il faut utiliser la commande "dir" pour afficher le contenu du répertoire, "dir >file.txt" pour exporter la liste, et en bonus on peut ajouter /b (noms simplifiés) et/ou /s (sous-répertoires pour toute l'arborescence).

Lister des fichiers et leurs propriétés :
- STGfolderprint (shareware) - Pas mal, notamment les infos sur les pdfs (nombre de pages par exemple). Par contre pas d'infos sur les fichiers office 2007-2010.
- GodFatherMP3 (gratuit) - Pour les mp3, comme son nom l'indique
- http://www.krksoft.com/index.php - directory lister (gratuit), pas mal d'options, un bon complément de STG folder print
- http://www.ddfilecatcher.com/list-document-properties.html - bon soft pour récupérer les proprietés des fichiers Office (marche avec les fichiers "récents" type DOCX, XLSX, PPTX etc)
- http://www.tiff-tools.com/tiffpdfcounter.aspx - utile pour retrouver le page count des fichiers pdfs

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Total Commander

totalcommander Si vous n'aimez pas Windows explorer, TC est exactement ce qu'il vous faut! L'interface en deux panneaux est tout simplement géniale; en gros vous ouvrez plein de dossiers en une seule fenêtre.
Et je vous passe toutes les fonctions adjacentes (ftp, renommage de fichiers, synchronisations de dossiers, outil de gravure cd/dvd, archives .rar, .zip, .7z et j'en passe). C'est un sharware et ça se télécharge ici.







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Renommer des fichiers par lots

Alors bien sûr on peut faire ça très simplement sous windows sans installer de programme particulier: on sélectionne un groupe de fichiers, clic droit / renommer / on entre le nom (par exemple monfichier.txt) et tous les fichiers sélectionnés seront renommés comme il suit:
- monfichier (1).txt
- monfichier (2).txt
- monfichier (3).txt
- etc.
Perso je vois pas trop l'intérêt de renommer des documents d'une telle façon, mais ça peut dépanner quand on a pas le temps.

Une autre solution c'est Total Commander, c'est la grande classe, on peut remplacer / ajouter / enlever du texte, des dates/heures, des numéros, tout un festival.

J'utilise parfois un autre outil très performant (et gratuit), c'est Bulk Rename Utility, qui permet entre autres de déplacer du texte dans le nom du fichier, comme par exemple déplacer les 5 derniers caractères (sans l'extension) au début du fichier (chose que j'ai pas réussi à faire de façon simple avec TC). Petit bémol à propos de ce soft, c'est l'interface qui est assez rebutante... mais faut pas avoir peur :)

Alors bien sûr, on doit pouvoir faire tout ça en utilisant la commande dos "rename", mais rien ne vaut une interface utilisateur quand les choses se compliquent.

Traitement de dossiers et fichiers par lots

Si jamais vous avez besoin de copier / coller / renommer un grand nombre de dossiers, plutôt que de faire ça dossier par dossier, vous pouvez créer un fichier batch (.bat) qui le fera pour vous. Parce que ça m'est arrivé figurez-vous de devoir faire ce genre de tâches! Genre copier, coller et renommer 150 dossiers avec les fichiers qu'il y a dedans... Arf!

Créer des dossiers avec un batch: la commande c'est MKDIR. Si par exemple vous vouliez créer des dossiers A, B, C, ... X, Y, Z dans le dossier "C:\Documents and Settings". Ouvrez le bloc note, tapez les lignes ci-dessous.
mkdir "C:\Documents and Settings\A"
mkdir "C:\Documents and Settings\B"
mkdir "C:\Documents and Settings\C"
etc.

Sauver votre fichier et changez le .txt en .bat. Double cliquez sur votre fichier bat. Et ça y est, vos dossiers sont créés!

Copier des dossiers avec un batch: là on va utiliser la commande COPY qui fonctionne comme ceci: COPY "source" , "destination". Cette commande copie le dossier et son contenu.
Exemple: COPY "C:\Documents and Settings\A" , "C:\Documents and Settings\Mes dossiers\A"
ça c'est juste pour copier le dossier à un autre endroit, le nom du dossier cible restant le même.

Vous pouvez aussi choisir un nom différent pour le dossier cible. Exemple
COPY "C:\Documents and Settings\A" , "C:\Documents and Settings\Mes dossiers\A - Sauvegarde"


Renommer des dossiers avec un batch: Ce truc c'est encore le plus simple je crois, on utilise la commande Ren ou Rename et la syntaxe c'est
Ren AncienNom NouveauNom
Exemple
rename "C:\Documents and Settings\Arf.txt" "Argh.txt"


A noter que j'ai mis des guillemets car les chemins contiennent des espaces. Si le chemin ne contient pas d'espaces, les guillemets sont superflus.
Ah oui, au début on fait des erreurs (ça maaaaarche paaaaas!!!), souvent à cause des guillements ou autres. Je vous conseille de mettre PAUSE à la fin de votre batch, ça vous permettra de lire les messages d'erreurs s'il y en a. Autre alternative, vous pouvez lancer vos batch sous DOS (pas besoin de pause dans ce cas là).

Assembler (concaténer) des fichiers texte
D:\> type example-aa.csv > example.csv
D:\> type example-ab.csv >> example.csv
D:\> type example-ac.csv >> example.csv
D:\> type example-ad.csv >> example.csv

http://www.howtogeek.com/howto/keyboard-ninja/keyboard-ninja-concatenate-multiple-text-files-in-windows/


Bon je viens de vous montrer trois pauvres commandes, ça va pas bien loin, mais en creusant un peu vous allez faire de belles choses, j'en suis sûr! Il existe bien sûr des programmes qui peuvent vous aider à faire tout ça, je pense notamment à Ant Renamer. Utile cependant si vous n'avez pas les droits suffisant pour installer un programme sur votre machine (comme au boulot par exemple).

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Traitement d'images par lots

Imaginons que vous vouliez redimensionner 150 images. Un peu la flemme de le faire à la main? La solution, c'est Xnview, vous pouvez redimensionner, renommer, convertir des images par lot. C'est super efficace et en plus c'est gratuit!
Alternative: redimensionner des images en deux clics! (lien bas de page)


Xnview

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Tableaux de bord sous Excel

Pas beau à voir Dans cette rubrique, je vais vous parler des règles de présentation concernant les tableaux de bord et les graphiques. On a tous fait des graphiques totalement hideux sous Excel, en utilisant les couleurs par défaut... Et c'est pas bien! Il existe des règles de présentation simples qui vous permettrons de faire des rapports clairs et efficaces:

1. Ne pas "colorier" le graphique
2. Se débarrasser de l'inutile
3. Utiliser un format adéquat pour les grand nombres
4. Utiliser les tables plutôt que les étiquettes
5. Bien choisir le titre du graphique
6. Trier les données avant de faire le graphique
7. Eviter les "camemberts"
8. Utiliser plusieurs graphiques
9. Garder des proportions adéquates
10. Apprendre à se passer de graphique!

Graphique Pertinent
J'ai trouvé ces infos sur un site en anglais. Superbe article, bien détaillé, avec exemples et contre-exemples.

Si vous regardez les diagrammes à droite, celui du haut c'est pas bien, celui du bas c'est bien =)

Documentation en français
- Quels graphiques Excel pour quels Indicateur de performance KPI
- La statistique descriptive au service de la gestion

Documentation en anglais
- Les meilleurs tableaux de bord
- Conseils à propos des tableaux de bord
- Exemples de tableaux de bord


Dans mes recherches sur la présentation des données je suis tombé sur les vidéos de Hans Rosling. Il a créé un logiciel qui fait des diagrammes animés (que l'on retrouve d'ailleurs sur Google Analytics). Il a compilé des données sur les populations, PIB, taux de mortalité, taux de fertilité et il en fait des présentations pour le moins époustouflantes.
Je vous laisse découvrir!

Voici une petite vidéo qui vous montrera que, non, les cours de statistiques ne sont pas forcément ennuyeux!



Les sous-titres en français sont disponibles pour cette vidéo.

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Débuter avec Access

Perso j'utilise pas beaucoup Access, parce que j'en ai besoin que rarement. L'autre jour je voulais faire un truc vite fait sur Access. Donc je cherche sur le web, histoire de trouver un petit tutoriel simple, pour apprendre les rudiments d'Access, et je trouve rien de simple! Que des trucs compliqués, des pages et des pages d'explications, avec des exemples à dormir debout et des schémas à donner la migraine...
Finalement je suis tombé sur cette page qui explique vite fait comment créer une base de données et montre succintement comment utiliser les tables, formulaires et rapports. Tout ce dont j'avais besoin finalement!

Comment faire un tableau croisé dynamique sous Access? Si votre tableau fait plus de 65000 lignes, vous ne pouvez pas utiliser Excel 2003 (par contre sous Excel 2007 et 2010 on peut aller jusqu'à un peu plus d'un million de lignes), ce qui est gonflant, avouons-le! Heureusement ce problème peut être déjoué facilement avec Access.

1. Copiez vos données dans une nouvelle table
2. Queries / Create Query by using wizard
3. Sélectionnez les champs dont vous avez besoin, Suivant
4. Summary / Summary options / Choisissez ce qui vous convient
5. Terminer

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Text to column... et inversement

Astuce Excel / Word. Sous excel vous avez une vous avez cellule qui contient des chiffres délimités par des virgules.

Genre A1=1,2,3,4,5,6.
Et vous ce que vous cherchez à faire c'est A1=1; B1=2; C1=3; etc...


1. Xnview    2. Xnview

Rien de plus facile, il suffit d'aller dans Données / Text to column et de définir la virgule comme délimiteur de texte.
Imaginons maintenant que vous souhaitiez revenir au format original, c'est à dire toutes vos données dans une seule colonne, avec la virgule comme délimiteur. Excel ne fournissant pas d'outil adéquat, il faut donc se débrouiller. Alors on peut évidemment utiliser la fonction "&" pour concaténer les cellules (par ex. i1= A1 & "," & B1 & "," & C1 & "," & D1 & "," & E1... etc.)
C'est parfait si vous n'avez que quelques colonnes, mais ça risque d'être barbant si vous en avez une cinquantaine...

L'astuce c'est d'utiliser la fonction Remplacer sous Word.

1. Copiez vos données Excel et collez-les dans un document word en tant que texte.
2. Le résultat obtenu est du texte délimité par des tabulations.
3. On cherche donc à remplacer ces tabulations par des virgules.
4. Ctrl+H puis en bas de la fenêtre choisir spécial / tabulation. (voir capture d'écran)
5. Remplacer par une virgule.
6. Remplacer tout.

Vos données sont prêtes à être copiées et collées dans Excel, dans le format d'origine. Simple et efficace!

Remplacer caractère spécial

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Les raccourcis clavier

Ça c'est un truc qui me plaît bien, parce que ça aide à travailler plus vite, c'est les raccourcis clavier! Alors tout le monde connaît les raccourcis pour copier / couper / coller... Mais il faut savoir qu'on peut aller franchement plus loin, notamment sous Excel, ou peut (presque se passer de souris)!
En plus vous pouvez vous la raconter devant vos collègues, vos amis, votre famille... ("Waaaaaa, comment t'as fait ça????)

- Raccourcis Windows
- Raccourcis Excel
- Raccourcis Word

Comment assigner une touche au lancement d'un programme (exemple avec word)

1. Créez un raccourci vers Word sur le bureau (le raccourci DOIT se trouver sur le bureau).
2. Allez dans les propriétés du raccourci.
3. Dans la section "Touche de raccourci" entrez une touche ou une combinaison (par exemple Ctrl + F11).
4. Cliquez sur Appliquer et fermer la fenêtre.

Attribuer touche au lancement d'un programme


Dorénavant, à chaque fois que vous appuyez simultanément sur Ctrl et F11, Word se lancera. Cette astuce marche avec tout (fichier, programme, dossier, macro...).

Attention cependant à ne pas utiliser des touches (ou combinaisons) que vous utilisez sous d'autres programmes. Il est par exemple peu judicieux d'utiliser la touche F2 comme raccourci, vu que cette touche sert à Renommer (sous Windows, Excel, etc.).
Il vaut mieux choisir des combinaisons de 2 ou 3 touches. Enfin, si vous supprimez le raccourci du bureau, ben, ça marchera plus !

Quelques liens sur le sujet:
- Customisez et automatisez des actions et des macros avec votre clavier
- Le remapping du clavier avec Windows XP

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Outils de vérification pour site web

Quand on crée un site il arrive forcément de faire des erreurs, comme ne pas voir qu'un lien est cassé par exemple. Pour peu que votre site contiennent beaucoup de pages la tâche devient vite fastidieuse!
Voici donc une petite compilation de sites et de programmes qui vous aideront dans cette tâche:

- Firebug pour firefox | Super outil qui permet de jouer avec le code css
- Vérification du code CSS
- Vérification du code Html
- Vérification des liens (W3C)
- Vérification du code Google Analytics
- Vérification des liens
- Générateur de nom de site (si vous êtes vraiment en panne d'inspiration :)


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Petits programmes...


...et grands services! Liste non exhaustives de logiciels simples qui vous faciliteront la vie =)

Always on top
C'est léger et simple d'emploi, un simple clic droit sur l'icône dans la barre de tâche et vous sélectionnez la fenêtre cible!

Power toys XP

Task Switcher (Alt + Tab) Ça fait comme sous vista en gros, quand vous faites Alt+Tab en plus des icônes vous avez une capture d'écran de la fenêtre sélectionnée. La sélection peut se faire également en cliquant sur les icônes ou à l'aide des flèches du clavier numérique.

Virtual Desktop Manager (plusieurs bureaux) si vous avez trop de fenêtres ouvertes sur votre pc, vous avez l'impression d'être à l'étroit... Utilisez donc VDM, vous vous sentirez mieux. Très simple de fonctionnement, vous gérez 4 bureaux indépendamments des autres, avec la possibilité de définir des fonds d'écran différents pour chaque bureau. C'est la classe!

Image Resizer Très facile d'utilisation (ça prend 10 secondes à installer) et vous permet de redimensionner vos images en un clin d'oeil!

Minimize to tray - Super addon qui vous permet de minimiser Firefox dans la barre des tâches. Le seul hic c'est que ça ne marche qu'avec la fenêtre principale. Utile pour gagner de la place!

Mouse without borders Littéralement "Souris sans frontières", cet excellent soft signé Microsoft permet d'utiliser une seule souris / clavier pour contrôler plusieurs PC sur le même réseau.

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